Sécurité, traçabilité, innovation (article du 7/4/2009 actualisé le 15/11/2012)

Parce que les nouvelles technologies facilitent le fonctionnement quotidien, elles ont envahi la vie de chacun, tant sur le plan professionnel, privé, que des loisirs. C’est cette modernité que nous avons décidé d’embarquer dans l’accompagnement et les nombreuses actions réalisées chaque jour. L’informatique permet d’enregistrer, ordonner, traiter, vérifier et retrouver toutes les données autrefois écrites sur des cahiers et des fiches.

Sécurité du circuit du médicament: depuis plusieurs années (2002), nous avons choisi le logiciel MdRWin d’AzurSoftware, repris et remplacé en 2010 par TITAN de Malta Informatique ( www.malta-informatique.fr ) pour gérer le dossier administratif du résident. En 2008, le module de gestion du dossier médical (MEDIC) du même fournisseur a été intégré à notre serveur puis nous avons formé les médecins traitants à établir leurs ordonnances sur les ordinateurs. Cela simplifie leur tâche et évite les erreurs de lecture dans la préparation. Grâce à l’intégration du dictionnaire médical (Vidal remplacé maintenant par la BCB), les médicaments sont saisis dans leur dénomination exacte et les risques iatrogéniques signalés automatiquement. Les traitements de chaque résident sont ensuite récupérés (fichier numérique) par les pharmaciens. C’est eux qui préparent les doses à administrer qui sont présentées sous forme de cartes nominatives hebdomadaires comprenant 4 alvéoles piluliers par journée ( www.oreus-pilulier.com ). Ces piluliers transparents sont obturés par une étiquette (de couleur différente selon le repas) mentionnant les informations sur le résident, la date et les médicaments. Cela permet une préparation plus sûre, une distribution hygiénique personnalisée, un contrôle visuel aisé et une traçabilité durable. Les liens qui nous lient aux pharmacies pour cette prestation font l’objet d’une convention détaillée.

Innovations: cette informatisation ne se limite pas au circuit du médicament. Le logiciel, accessible sur une quinzaine de postes dans le bâtiment, avec des mots de passe individuels associés à des habilitations d’accès contrôlés aux informations du résident, permet à tous les acteurs concernés d’inscrire des informations et transmissions sur la situation et le suivi du résident par les aide soignants, infirmières, médecins, psychologue, kinés, animateurs, administratifs, hôtesses d’étage, … L’équipe d’animation (employés et bénévoles) fait cela pour noter les participations et les attitudes du groupe et de chaque résident aux différentes activités. Cela constitue une source d’informations d’une grande richesse pour travailler le projet personnalisé de chaque résident et avoir disponible en permanence les notes de tous les employés, même s’ils sont absents à la réunion. Cela permet aussi d’éditer des rapports et des dossiers de transfert ou de liaison d’urgence (D.L.U.) qui peuvent accompagner le résident dans ses consultations médicales extérieures ou en cas d’hospitalisation d’urgence .

C’est l’utilisation des mini-douchettes lecteur de code barres qui a constitué il y a 4 ans l’aspect le plus moderne et pratique du système. Employées aujourd’hui par les hôtesses d’étage pour enregistrer leurs actions (nettoyage des locaux, désinfection, lits, etc…), cela permet d’inscrire très facilement leur chronologie et leurs auteurs. Ces lecteurs de code barres seront bientôt employés par les soignants pour enregistrer les soins effectués et par les techniciens de maintenance pour le suivi de l’entretien et des travaux. Les lecteurs de code barre permettent de ne pas avoir à effectuer des saisies longues et répétitives: le geste est facile, rapide et les informations enrichies par l’horodatage. Tout ce système garantie la traçabilité, la confidentialité des informations et le respect du secret médical. Il est déclaré à la CNIL au titre du traitement des données nominatives.

Les résultats des laboratoires d’analyses biologiques sont directement adressés via Internet sur notre serveur qui les affecte au dossier médical du résident concerné. Le traitement par Internet est totalement crypté et sécurisé. Les infirmières sont aussitôt informées de l’arrivée des résultats dans le dossier du résident et elles peuvent les consulter dans des délais plus rapides.

Que ce soit dans le domaine de l’accueil et de l’information sur les activités (écrans d’affichage), dans le domaine des analyses de sang faites et analysées sur place (TP-INR), dans le domaine des relations avec les familles (Site Internet, réseaux sociaux, application iPhone), beaucoup d’autres innovations ont été intégrées ces dernières dans le quotidien de notre établissement pour une meilleure qualité d’accompagnement et de vie de nos résidents: et nous ne comptons pas nous arrêter là !

L’accompagnement des personnes âgées mérite les meilleurs moyens pour permettre aux professionnels de communiquer entre eux, de prendre note des informations importantes relatives à leur suivi afin de coordonner au mieux leur accompagnement et leurs soins. Ces logiciels, instruments et organisation sont des outils modernes et d’avant garde pour un professionnalisme du 21ème siècle.